23. August 2016

Tagesplanung - 4 Stufenplan

Die Tagesplanung ist die kleinste & überschaubarste Zeitplanung. Verläuft ein Tag weniger erfolgreich, beginnt man am nächsten einfach neu! Durch die Planung arbeiten wir unbewusst zielorientierter & konzentrierter auf das Tagesziel hin. Von Störungen lassen wir uns weniger leicht ablenken.


 

4 Stufen-Plan - optimale Tagesplanung

  • alle Aufgaben auflisten
  • Zeitaufwand für jede Aufgabe abschätzen
  • Prioritäten setzen
  • Kontrolle

 

Aufgaben auflisten

Im ersten Schritt notieren wir alle Aufgaben. Die Tagesplanung enthält nur die anfallenden Termine & Aufgaben des jeweiligen Tages, sowie die unerledigten Tätigkeiten des Vortages:

  • Termine & Besprechungen
  • Unerledigtes vom Vortag
  • Geplante Aktivitäten
  • Aufgaben aus dem Wochen-/Monats-/Jahresplan
  • Kommunikationsaufgaben (Telefon & Email)

 

Durch die schriftliche Aufzeichnung entlasten wir unser Denkorgan & konzentrieren uns besser auf die einzelnen Erledigungen. To-Dos (schnelle Erledigungen) kommen NICHT auf den Tagesplan. Für diese Aufgaben plant man separat Zeit für die Umsetzung ein. 

 

Zeitaufwand abschätzen

Nun schätzen wir den Zeitaufwand für die aufgelisteten Vorhaben & notieren diese. Der Zeitaufwand wird meist unterschätzt. Es erfordert Übung, aber mit der Routine entwickelt man ein gutes Gespür wie lange die Umsetzung dauert. Außerdem addiert man sogenannte ‚Zeitpuffer‘ ein, dies ist besonders bei zeitintensiveren Aktivitäten zu berücksichtigen. Der Zeitpuffer soll in etwa 1/3 der veranschlagen Zeit der Aufgabe ausmachen.

 

Gas-Effekt

Aufgaben dauern meist so lange, wie wir Zeit zur Verfügung haben. Wir bemerken den Gas-Effekt vor allem in ruhigeren Arbeitsphasen. Obwohl wir weniger Aufgaben zu erledigen haben, sind wir trotzdem den gesamten Arbeitstag damit beschäftigt. Setzen wir uns aber eine konkrete Zeitgrenze, arbeiten wir konzentrierter & das Vorhaben ist wesentlich schneller fertiggestellt.

 

Optimale Tagesplanung

Die Aktivitäten unserer Tagesplanung sollen maximal 60% des Arbeitstages ausfüllen! Die anderen 40% sind für Störungen, Zeitdiebe, soziale Kontakte & spontane Tätigkeiten reserviert.

  • 60% Aufgaben aus der Tagesplanung
  • 20% für Störungen & Zeitdiebe
  • 20% für soziale & spontane Aktivitäten

 

Prioritäten setzen

Die aufgeschriebenen Aufgaben werden nun priorisiert. In der Praxis ist die ABC-Analyse am einfachsten umsetzbar. Um die Prioritäten festzulegen, müssen wir Entscheidung treffen:

  • Was muss unbedingt passieren?
  • Was kann delegiert werden?
  • Was kann von der Liste gestrichen werden?
  • Was bringt mich am meisten meinen Zielen näher?
  • Was ist meine Hauptaufgabe für den heutigen Tag?

 

Die Aufteilung der einzelnen Prioritäten erfolgt am Besten:

  • ein bis zwei A-Aufgaben (ca. 3 Std)
  • zwei bis drei B-Aufgaben (ca. 1 Std)
  • C-Aufgaben (ca. ¾ Std)

 

Kontrolle Tagesplanung

Am Ende des Arbeitstages wird kontrolliert, ob alle Aufgaben aus der Tagesplanung erledigt sind. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen. Wird eine Tätigkeit an mehreren Tagen hintereinander aufgeschoben, ist zu überlegen warum? Endlich anpacken! - Delegieren? - Aufschieberitis? – Verwerfen?

 

Optimal erfolgt die Tagesplanung für den Folgetag bereits am Ende des jeweiligen Arbeitstages. Das Abschalten in der Freizeit fällt so leichter, da absehbar ist, welche Tätigkeiten am nächsten Tag anstehen.

 

Tipps für die Tagesplanung

  • Kleinere Aufgaben, wie zB Briefe & Mails, die während dem Tag angefallen sind, sollten - wenn möglich - noch vor dem Ende des Arbeitstages beendet werden. Jeder Aufschub bringt zusätzlichen Zeitaufwand mit sich!
  • Sind alle Aufgaben erledigt, belohnen wir uns mit einer Runde Jogging, einem leckeren Abendessen, oder was immer uns Spaß macht! Eine positive Einstellung hilft bei der Umsetzung der Zielerreichung!

 

 

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Tags: Zeitmanagement, Büroorganisation

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