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Ein großer Teil der Unternehmenskommunikation läuft heutzutage über Emails. Im Teil eins der Email-Blog-Serie widmen wir uns den dem Verfassen von Emails. Auf welche Punkte sollen wir unsere Aufmerksamkeit richten?
Höflichkeitsregeln - Emails
Emails sind meist formloser als Briefe. Dennoch gibt es auch hier Höflichkeitsregeln, die zu beachten sind! Die Anrede & der Gruß sind unumgänglich, genauso wie ein freundlicher Umgangston.
Prägnanter Betreff-Titel
Dieser erleichtert uns, die Wichtigkeit von Emails rasch zu erkennen & hilft beim Wiederauffinden aus dem Archiv. Um Emails im Archiv rascher zu finden, können wir den Betreff bei eingegangen Emails ändern (Microsoft-Outlook), sollte der ursprüngliche mit den Inhalten nicht übereinstimmen
Textgestaltung - Verfassen von Emails
Die Texte sind kurz & informativ zu verfassen. Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit. Viele Personen überfliegen ihre Emails mehr, als dass sie sie lesen. Daher ist es wichtig, dass auf einen Blick klar ist, welche Informationen wir abfragen oder geben.
'Dringend'
Diese Markierung ist nur in absolut dringenden Angelegenheiten einzusetzen – also sehr sparsam.
Beleidigungen & Beschimpfungen
haben in Emails nichts verloren! Auch wenn wir uns persönlich angegriffen fühlen oder eine ärgerliche Situation mit einem Kollegen teilen wollen! Besser, in dieser Lage 3x tief durch zu atmen, eine Pause einzulegen & das Thema auf die Seite zu schieben. Sind wir wieder ruhiger, äußern wir uns sachlich, aber freundlich zu der Angelegenheit & zeigen so unsere Professionalität.
Häufig hilft es, in vertrackten Situationen das Kommunikationsmittel zu ändern. Ein persönliches oder telefonisches Gespräch lässt, eventuell durch Emails entstandene, Missverständnisse schnell beseitigen.
Emoticons
In der beruflichen Kommunikation sind Emoticons sparsam zu verwenden. Bei engen Arbeitskollegen oder Kunden, mit denen wir eine sehr persönliche Ebene aufgebaut haben, darf man zur Auflockerung aber schon einen Smiley hinter eine Aussage setzen. Trotzdem: weniger ist mehr.
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