ad-pro
Ein großer Teil der Unternehmenskommunikation läuft heutzutage über Emailverkehr. Im Teil zwei der Email-Blog-Serie widmen wir uns dem Thema, wie wir den Posteingang übersichtlich halten, die Ordnerstruktur gestalten & erfahren, wieso es mehrere Empfängerzeilen zur Auswahl gibt.
Posteingang & Ordnerstruktur
Eingehende Emails werden klassifiziert & Unnötiges gelöscht. Der Posteingang soll nur die aktuellsten Emails enthalten, die noch zu bearbeiten sind. Emails, die bereits beantwortet sind, haben hier nichts mehr verloren.
So reduzieren wir die Nachrichten im Postfach & die Liste der zu bearbeitenden Emails ist übersichtlich. Kurze Emails beantworten wir am besten sofort nach dem Lesen.
Optimal sind Unterordner, in denen die Emails nach Bearbeitung verschoben werden. So finden wir sie sofort, falls sie zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Die Ordnerstruktur im Posteingang (also die Unterordner) kann individuell gestaltet werden. Eine Möglichkeit wäre, die Emails zB nach Thema, Produkt oder Kommunikationspartner, Veranstaltung, uvm. zu ordnen.
Um die Menge der Emails in den Unterordner klein & übersichtlich zu halten, löschen wir unwichtige Information vor dem Verschieben, zB Emails mit Bitte um Rückruf.
Empfängerfelder
Es stehen drei verschiedene Empfängerzeilen zur Auwahl:
An: Hier tragen wir den Empfänger der Email ein.
CC: In dieser Zeile werden Empfänger eingetragen, die das Email in Kopie erhalten sollen. Die Namen & Email-Adressen sind für alle Personen im An & CC-Feld ersichtlich!
Dieses Feld ist sparsam zu verwenden, um eine Massenflut für alle Beteiligten zu vermeiden. Wer braucht die Information im Email tatsächlich? Nur diese Person(en) werden in die CC-Zeile eingetragen.
BCC: In dieser Zeile eingetragene Personen bekommen das Email ebenfalls in Kopie. Die Namen & Emailadressen im BCC sind für die anderen Empfänger (An- & CC-Zeile) jedoch nicht sichtbar.
Archiv
Das Archiv sorgt dafür, dass die Unterordner vom Posteingang nicht übergehen. Es hat die gleiche Ordnerstruktur wie der Posteingang. So können alte Emails schnell aus einem Ordner in das Archiv verschoben werden. Wie lange Emails aufgehoben werden, entscheidet jeder individuell oder die Firmenphilosophie gibt dies vor.
Ich behalte Emails ca. 6-12 Monate in den Unterordnern im Posteingang. Danach bleiben sie 2-3 Jahre im Archiv. Nach diesem Zeitraum werden sie gelöscht, da unwahrscheinlich ist, dass sie noch benötigt werden.
Diese Themen könnten ebenfalls interessant sein:
Kommentar schreiben