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Niemand mag daran denken, durch einen Unfall oder Krankheit im Arbeitsleben komplett auszufallen. Doch manchmal bleibt in solcher Situation keine Zeit, Vorkehrungen zu treffen. Aber was passiert dann? Umso besser, wenn eine Notfall-Liste für den Worst Case vorhanden ist!
Selbständige, allen voran Einzelunternehmer, tragen meist die gesamte Verantwortung & das Wissen um Abläufe, Ansprechpersonen, etc. alleine.
Deswegen sollten wir noch heute Vorbereitungen treffen! Mit einer Notfall-Liste für den Worst Case erleichtern wir einerseits unserer Familie, Kollegen, Partnern & Kunden eine Ausnahmesituation. Andererseits müssen wir uns weniger Sorgen machen, da Vorkehrungen getroffen sind.
Beim Verfassen der Liste ist auf Klarheit & Übersichtlichkeit zu achten, da sich die Vertretung wahrscheinlich ebenfalls in einer Ausnahmesituation befinden wird. Um alle relevanten Informationen schnell zu finden, sollten wir die Liste vorab auf Verständlichkeit überprüfen lassen.
notwendige Informationen auf der Notfall-Liste
Finanzamt & Sozialversicherung
Auflistung, zu welchen Daten Überweisungen fällig sind. Zahlungsdaten, Kontodetails, eigene Kundendaten & Telefonnummer falls der Überweisungsbetrag nicht eindeutig ist.
Steuerberater
Kontaktdaten, um im Notfall Rücksprache zu halten, wie die Finanzen abgewickelt werden!
Bei Büromiete
Kontaktdaten des Vermieters. Anmerkung, ob ein Dauerauftrag vorhanden ist oder eine monatliche Überweisung (Datum & Kontodetails) notwendig ist.
Ablage bzw. Ordnerstruktur am PC
Beschreibung zur Ablage in Papierform, als auch zur elektronischen Datenstruktur, damit Informationen von der Vertretung einfach zu finden sind. Bemerkungen zu Farbcodes (zB Dringlichkeit) & Erklärungen zu verwendeten Abkürzungen erleichtern diesen Vorgang.
Bank
Kontodetails & Kontaktdaten der Ansprechperson, damit nötige Überweisungen vom Geschäftskonto getätigt werden können.
Mobiltelefon / PIN
Unbedingt notwendig für Überweisungen, wenn der PIN per SMS übermittelt wird & nur der Unternehmer selbst Zugriff auf das Konto hat.
Versicherungen
Kontaktdaten der Ansprechperson, zB Betriebsausfallversicherung, Krankenversicherung, etc.
Kundendaten
Übersicht Kontaktdaten Kunden aus aktuellen Projekten, um diese zu informieren.
Lieferanten
Kontaktdaten zu Lieferanten
Vertretungen
Kontaktdaten zu Kollegen, die im Notfall laufende Kundenprojekte übernehmen könnten.
Notebook / PC sowie Emailprogramm
Passwörter für den PC-Einstieg oder für die Email-Abfrage über Webinterface, um Kunden, Partnern & Lieferanten zu antworten oder eine Out-of-Office-Reply einzurichten.
Achtung:
Alle 6 bis 12 Monate die Notfall-Liste für den Worst Case kontrollieren und auf den neuesten Stand bringen!(In den Kalender eintragen & Reminder im Outlook aktivieren).
Fallen Euch noch andere wichtige Vorkehrungen ein, die in der Notfall-Liste für den Worst Case erwähnt werden sollten? Bitte um zahlreiche Kommentare!
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Barbara Drucker (Donnerstag, 05 Juni 2014 19:32)
Stimmt. Aber so eine Liste anzufertigen ist wirklich öd. Ich glaube, die schafft es bei mir nie zur A-Priorität ;-)
lg
Barbara
ad-pro (Freitag, 06 Juni 2014 07:15)
Barbara, ich versteh Dich! Trotzdem, im Notfall spart es einem selber Sorgen & Deinen Lieben viel Zeit!
Dauert nicht so lange, wie befürchtet. Ich war in etwa 30-45 Minuten damit fertig. :)
Barbara Drucker (Montag, 09 Juni 2014 20:53)
Ich war sogar schneller ;-) Eine selbsterklärende Ablage hilft dabei ungemein!