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Durch die große Flut an Emails & Newsletter werden wir häufig abgelenkt, schauen in unser Mailprogramm & plötzlich sind zwei Stunden vergangen. Der dritte Teil der Email-Reihe gibt Tipps, wie wir den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Emails reduzieren können.
Unterbrechungen durch Emails gering halten
Um Unterbrechungen durch übermittelte Emails so gering wie möglich zu halten, planen wir am besten fixe Zeiten für die tägliche Email-Bearbeitung ein, zB 3x pro Tag.
'Einflatternde Emails'
Häufig ist jene Einstellung aktiviert, dass neu übertragene Emails über den Bildschirm flattern. Dabei werden wir von unserer aktuellen Tätigkeit abgelenkt & im Arbeitsfluss unterbrochen. Daher ist ratsam, die Funktion zu deaktivieren.
Email-Newsletter
Uninteressante Newsletter bestellen wir ab, oder wir setzen die Absender auf die 'Blacklist'! Optimal ist auch eine separate Email-Adresse, die nur für Newsletter verwendet wird. So halten wir den Posteingang übersichtlich. Ist genügend Zeit vorhanden, schauen wir in Ruhe die Newsletter nach interessanten Themen durch.
Kürzel einführen
Am besten funktioniert dies unter Kollegen oder mit Partnern. So ist jedem sofort klar worum es geht – hier ein paar Beispiele:
- FYI = (for your information) wichtige Info oder To Do = bitte um Bearbeitung!
- Email als ‚SMS‘ nutzen. zB ‚Besten Dank für Info – eom‘ im Betreff. Durch ‚eom‘ (end of message) oder ‚nfm‘ (no further message) ist klar, dass der Empfänger das Email zum Lesen nicht erst öffnen muss.
Große Datenmengen in Emails
Auf das Senden großer Datenmenge sollten wir verzichten. Ausnahme: wenn unbedingt notwendig. Personen, die sich im Außendienst oder auf Geschäftsreisen befinden, haben häufig nur Email-Zugang über Webinterface. Durch große Datenmenge kann der Posteingang rasch 'verstopft' werden.
Falls ein FTP-Server vorhanden ist, können wir dem Empfänger einen Link zu den Datenanhängen zu senden. So kann der Anhang jederzeit heruntergeladen werden. Eine andere Möglichkeit ist, die Datenmenge zu komprimieren - zB mit WinZip.
Die Ratschläge sind nicht generell anwendbar, sondern verstehen sich als Tipps! Zum Beispiel ist es in einigen Branchen üblich, dass Anfragen sofort beantwortet werden müssen, da der Auftrag nach dem System 'first come, first serve' vergeben wird! In diesen Fällen wäre es geschäftsschädigend, das 'Einflattern' der Emails im Outlook zu deaktivieren!
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Barbara Drucker (Freitag, 20 Juni 2014 21:27)
Wie sieht das eigentlich mit Danke-Emails aus? Oft ist es doch so, dass jemand etwas anfordert, du schickst es ihm und dann kommt ein Danke. Ist zwar höflich, aber eben noch ein Email mehr ohne jeden Informationsgehalt. Ich las schon einmal, dass man sie deshalb bleiben lassen soll, aber das ist auch irgendwie seltsam. Kennst du diesbezüglich eine aktuelle Regel?
lg
Barbara
ad-pro (Samstag, 21 Juni 2014 11:02)
Meiner Meinung nach kommt es auf die Situation drauf an. Hat jemand etwas besonders rasch oder gut erledigt, finde ich, soll das auch honoriert werden! Eine generelle Regel dazu kenne ich aber auch nicht.
Liebe Grüße, Birgit