Richtig delegieren

Delegieren bedeutet die Übertragung von Zuständigkeiten, Handlungs- & Entscheidungskompetenzen von einer Person auf eine andere. Speziell in arbeitsintensiven Momenten ist es ratsam, Aufgaben zu delegieren. Dadurch verbessern wir unser Zeitmanagement & arbeiten effizienter.

Häufig sind wir zu sehr auf die Umsetzung aller Aufgaben konzentriert, um uns der Möglichkeit, Tätigkeiten zu delegieren, bewusst zu sein. Besser ist jedoch, zu überlegen, welche Aufgaben wir an Kollegen oder Partnern abgegeben können.

Manchmal steht die Befürchtung an, dass die Aufgaben von anderen nur halb so gut ausgeführt werden. Wir aber trotzdem die Verantwortung & Konsequenzen dafür zu tragen haben.

Die Kunst Aufgaben richtig zu delegieren

Auf folgende Kriterien sollten wir achten:

• Bei der Übergabe kontrollieren wir, dass alle Informationen, die zum Ausführen der Aufgabe wichtig sind, gesammelt an die jeweilige Person gegeben werden.

• Es braucht Ruhe & Zeit, um klare Anweisungen zu geben. Was ist konkret zu tun & was der Sinn dahinter? Welche Fakten gehören berücksichtigt? Bis wann soll die Tätigkeit erledigt sein? Was sind unsere konkreten Erwartungen? Wann ist die Aufgabe vollbracht?

Klare Zielvorgaben erleichtern dem anderen die Arbeit. Ein ausreichender Handlungsspielraum für die Umsetzung ist wichtig & erhöht den Spaß an der Tätigkeit. Es gibt immer mehrere Möglichkeiten, um Resultate zu erarbeiten!

• Zum Abschluss stellen wir sicher, dass der andere das Vorhaben richtig verstanden hat. Denn nur so können Aufgaben zu unserer Zufriedenheit umgesetzt werden.

• Durch das Delegieren geben wir die Verantwortung ab! Der Mitarbeiter wird durch die Verantwortung zum Mitdenken sowie zum lösungsorientiertem Handeln motiviert & darf sich - im Rahmen seiner Aufgabe - in das Projekt einbringen.

• Über den Fortschritt der Arbeit vergewissern wir uns, in dem wir Interesse anzeigen oder Unterstützung anbieten. So vermeiden wir, dass der andere mit der Aufgabe überfordert ist & sich dieses nicht zugeben traut. In der Kommunikation achten wir darauf, dass das Nachfragen nicht als Kontrolle missverstanden wird.

• Ist die Aufgabe zu unserer Zufriedenheit erledigt, können wir den anderen mit ehrlichem Lob & einem kleinen Dankeschön erfreuen. Sehr motivierend ist es, wenn wir ihm oder ihr auch in Zukunft Projekte anvertrauen, die für den Mitarbeiter von Interesse sind & die berufliche Weiterentwicklung fördern.

• Delegieren wir mehrere Aufgaben gleichzeitig an verschiedene Personen, hilft uns eine Liste, den Überblick zu bewahren.

SMART-Prinzip

Eine weitere Unterstützung um erfolgreich zu delegieren, ist die Kontrolle nach dem SMART-Prinzip:

Spezifisch - konkrete Anforderung & Aufgabenstellung!

Messbar - was ist das Ziel?

Attraktiv - Herausforderung für den anderen?

Realistisch - fachliche Kompetenz & zeitliche Ressourcen beim anderen vorhanden?

Terminisiert - Deadline setzen!

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