Dokumentenstruktur am PC

Je nach Unternehmen wird die Ablage in elektronischer Form am PC oder in Papierform verwaltet. Eine doppelte Absicherung macht selten Sinn. Zeit & Platz werden vergeudet, außerdem fallen unnötige Kosten an.

Von größter Bedeutung für die Doumentenstruktur am PC ist, dass wir Gesuchtes schnell finden. Außerdem muss die Ordnerstruktur flexibel erweiterbar sein, um einer steigenden Dokumenten- & Datenflut in der Zukunft Stand zu halten.

Dokumentenstruktur

Der Vorteil der elektronischen Datensicherung am PC ist die Suchfunktion sowie die Möglichkeit, Ordner & Dokumente zu sortieren. Eine logische Benennung erleichtert, dass wir auf einen Blick den gewünschten Ordner oder die gesuchte Datei finden.

Desktop

Manche Personen speichern Dokumente erstmals auf dem Desktop ab. Anfallende Aufgaben aus dem Tagesgeschäft verhindern, dass die Dateien vom Desktop in die jeweiligen Ordner verschoben werden. Durch das Suchen der Dokumente verlieren wir Zeit, da der Desktop rasch mit Icons überladen & unübersichtlich wird.

Ordnerstruktur am PC

Eine durchdachte & übersichtlich gehaltene Ordnerstruktur spart Zeit. Ein fixes System gibt es nicht. Je nach Unternehmen & Arbeitsprozess überlegen wir, ob die Dokumente am PC sinnvoller nach Themen, Kunden, Produkten, etc. sortiert werden.

Unterordner ermöglichen eine bessere Übersicht. So 'verschwinden' alte Dokumente, obwohl sie trotzdem griffbereit zur Verfügung stehen. (Siehe Beispiel im Screenshot). Die Angebote der Vorjahre sind verschoben, nur aktuelle Offerte sind sichtbar.

Dokumentenstruktur konsequent leben

Sobald wir uns für ein System am PC entschieden haben, leben wir dieses konsequent – auch in turbulenten Arbeitsmomenten. Ein Dokument irgendwo 'schnell mal' abzuspeichern, kostet unnötige Zeit. Zu einem späteren Zeitpunkt haben wir vergessen, wo 'schnell mal' war. Wir müssen wieder suchen, bevor wir sie in den richtigen Ordner verschieben können.

Selbst wenn die Suche jeweils nur 1-2 Minuten dauert, der Zeitaufwand summiert sich gewaltig! Im Durchschnitt werden 15-20% der Zeit für das Suchen von Dokumenten & Informationen aufgewendet (Studie des Fraunhofer Institutes 2010).

Weitere Tipps

• Häufig sind Dokumente zu verwalten, die wir nur kurzfristig benötigen. Sie haben langfristig kaum Bedeutung & passen oft in keinen bestehenden Ordner. Für diese Dateien habe ich einen Extraordner mit dem Namen 'Dies & Das'. Darin werden all diese Dokumente abgespeichert. Nach einem viertel oder halben Jahr, sortiere ich sie nach Erstellungs- oder Änderungsdatum & lösche bis auf die letzten 2-3 Monate. Dadurch bleibt mein Ordner auch langfristig übersichtlich.

• Bei elektronischer Speicherung ist wesentlich, regelmäßig Sicherungen & Kopien anzulegen. So gehen bei einem Datencrash keine wichtigen Daten verloren.

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