06. August 2018

Welche Aufgaben sind optimal zu delegieren?

Viele Aufgaben können mit Anweisung delegiert werden. Da die Übergabe Zeit in Anspruch nimmt, beginnen wir damit am Besten so früh als möglich. Delegieren bedeutet, dass wir Kompetenzen & Aufgaben übergeben, die auch wir gerne machen! So vermeiden wir den Eindruck nur 'Lästiges' & 'Unliebsames' abzugeben.


Optimal zu delegieren sind folgende Aufgaben:

 

Routinearbeiten

In jedem Unternehmen fallen Aufgaben an, deren Abwicklung sich laufend wiederholt. Diese Tätigkeiten können wir mit geringem Risiko delegieren. Selbst wenn einzelne Erledigungen nur wenig Zeit in Anspruch nehmen, gewinnen wir viel Zeit für Wesentliches! Routinearbeiten können das Öffnen & Verteilen der Post, Bestellung des Büromaterials, das Gießen der Pflanzen, die Vorbereitung für die Buchhaltung, etc. sein.

 

Teilprojekte

Selbst wenn manche Tätigkeiten Fachwissen & das Erkennen komplexer Zusammenhänge erfordern, können wir häufig Teilbereiche delegieren. Beispiele sind zB Anfragen von externen Informationen, Formatieren von Dokumenten oder Erstellung von Diagrammen.

 

Einfache, einmalige Aufgaben

Können oftmals rasch mit kurzer Anweisung delegiert werden, zB Terminvereinbarungen, Beantwortung von Emails, Kuvertieren einer Mailingaktion, Verwalten von Veranstaltungsanmeldungen, etc.

 

Herausfordernde Tätigkeiten

Es gibt immer wieder Projekte, die wir aus Routine selbst umsetzen, obwohl sie uns lästig sind. Für andere Mitarbeiter wäre die Übernahme dieser Aufgaben jedoch eine Herausforderung. Wenn notwendiges Fachwissen vorhanden ist oder durch Weiterbildung aufgebaut werden kann, können wir auch diese Aufgaben delegieren, zB Präsentationen oder Produktschulungen.

 

Fachwissen

Viele Projekte & Vorhaben sind von Experten schneller, qualitativ hochwertiger & somit kostengünstiger umgesetzt – selbst wenn wir uns das Wissen erarbeiten können! Besser nutzen wir die Zeit stattdessen für Aufgaben aus unserer Kernkompetenz.

 

Keinesfalls zu delegieren

Es gibt Tätigkeiten, die wir besser selbser in die Hand nehmen. Dazu zählen:

  • Aufgaben mit strategischer Bedeutung
  • Führungsaufgaben, zB delikate Personalangelegenheiten, wertschätzender Umgang im Team etc.
  • Projekte, in denen wir vertrauliche Informationen benötigen
  • Tätigkeiten, die an unsere Person gerichtet sind - zB Vorträge als Experte

 

Gründe um Aufgaben zu delegieren

  • Reduktion von Stress & Druck
  • Zeitgewinn für das Wesentliche
  • Expertenwissen 'zukaufen'
  • Mitarbeiter & Kollegen fördern
  • 'Stellvertreter' für den Notfall (Krankheit, Unfall) aufbauen
  • Schnellere Projektumsetzung durch Arbeitsteilung

 

 

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Tags: Zeitmanagement, Büroorganisation

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