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Unlängst saß ich mit lieben Netzwerkpartnern beim gemütlichen Austausch zusammen. Termine & Information innerhalb der Runde werden per Email verschickt. Eine Kollegin meinte, wie mühsam es doch immer sei, alle einzelnen Namen aus dem Adressbuch herauszusuchen & in die Adresszeile einzufügen.
Schnell erklärte ich, wie man rasch & unkompliziert einen Email-Verteiler im Outlook einrichten kann. Schön, einer Kollegin geholfen zu haben, ihre wertvolle Zeit zu sparen.
Email-Verteiler einrichten
Um einen Email-Verteiler - auch Kontaktgruppe genannt – im Microsoft Outlook zu erstellen, klickt man auf 'Kontakte'. Dort den zweiten Button 'Neue Kontaktgruppe' links oben in der Leiste auswählen.
Ein neues Fenster poppt auf. Im Feld 'Name' wird der Verteilername eingegeben, zB. 'Netzwerk-Treffen' oder 'Wanderrunde'. Die Namen für den Email-Verteiler sollten so treffend sein, dass man sie noch zwei Wochen später als logisch empfindet. Dies erleichtert die Suche ungemein!
Anschließend wählt man die Personen, die im Email-Verteiler inkludiert sein sollen. Dies erfolgt mit dem Button 'Mitglieder hinzufügen'.
Bereits abgespeicherte Kontakte werden über 'aus Adressbuch' oder 'aus Outlook-Kontakten' übernommen. Einfach die gewünschten Kontakte mittels Doppelklick auf den Kontakt in die Zeile 'Mitglieder' (ganz unten links im Feld) übernehmen & anschließend mit OK bestätigen.
Ist der gewünschte Adressat noch nicht in den Kontakten abgespeichert, kann über die Auswahl 'Neuer Email Kontakt' die Email-Adresse eingegeben werden. In dem Schritt besteht die Möglichkeit die Person im Verteiler, aber gleichzeitig auch als eigenständigen Kontakt im Outlook, anzulegen.
Nun sieht man welche Kontakte dem Email-Verteiler zugeordnet sind. Zum Abschluss die Einstellung mit 'Speichern & Schließen' (Button links oben) beenden. Ab sofort ist der Email-Verteiler einsatzfähig.
Email schreiben
Ein neues Email aufmachen & den Namen des Verteilers eingeben. Betreff & Text einfügen, das Email kann wie gewohnt versendet werden!
Nicht vergessen: Ein Email-Verteiler ist immer nur so gut, wie man ihn pflegt!
Eine neue Adresse in den Email-Verteiler zufügen
In den Kontakten den gewünschten Verteiler mittels Doppelklick öffnen. 'Mitglied' hinzufügen, auswählen & abspeichern.
Eine Person möchte die Information nicht mehr erhalten
In den Kontakten den gewünschten Email-Verteiler mittels Doppelklick öffnen. Die Person, die gelöscht werden soll, in der Liste markieren. Nun diese mit dem Button 'Mitglied entfernen' oder mit der Taste 'Entf' löschen. Die Änderung zum Abschluss noch speichern!
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