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Das Telefon läutet, Kollegen kommen um Angelegenheiten zu besprechen oder Besucher schauen spontan vorbei. Durch permanente Störungen verlieren wir bis zu 28% unserer Zeit! Aus diesem Grund sollten wir die Unterbrechungen soweit wie möglich zu reduzieren!
Stille Stunde
Wir planen eine 'stille Stunde' für die wichtigen A-Aufgaben ein (Leistungskurve beachten!). Diese kommunizieren wir nach außen, um Störungen auszuschalten (zB. 'Am Besten erreichen Sie mich telefonisch von 10-12 Uhr). Während der 'Stillen Stunde' leiten wir das Telefon um oder schalten es ab. Nach Beendigung unserer Aufgabe rufen wir zurück.
Kommunikation mit Kollegen
Für ein gutes Betriebsklima ist die Kommunikation der Mitarbeitern sehr wichtig. Den sogenannten 'Plaudertanten' machen wir jedoch in freundlichem Ton klar, dass wir eine wichtige Sache dringend beenden müssen, uns aber sehr gerne in der Mittagspause Zeit für einen Plausch nehmen. Die Körpersprache ist dabei sehr wichtig! Nicht warten, ob die Kollegen die Aussage akzeptieren, sondern den Blick abwenden & weiterarbeiten! .
Besucher
Oft unterbrechen unerwartete Besucher unseren Workflow. Dem anderen ist häufig nicht klar, dass der Zeitpunkt des Gespräches unpassend ist & unseren Tagesablauf durcheinander bringt.
Um Besuche kurz zu halten, kommunizieren wir zu Beginn, dass wir uns sehr gerne Zeit nehmen, dafür aber nur 30 Minuten zur Verfügung haben. Auch bei geplanten Besuchern ist ein Zeitrahmen vorab abzusprechen. So läuft das Treffen zielführender und schneller ab als mit 'Open end'. Droht das Gespräch auszuufern, können wir durch eine Zusammenfassung die Kommunikation wieder auf den Punkt bringen.
Wenn wir den Besucher noch bis zur Ausgangstüre begleiten zeigen wir ihm unsere Wertschätzung. Er wird trotz der knappen Gesprächszeit nicht das Gefühl haben, zu kurz gekommen zu sein.
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