Messeorganisation – Personal

Das Personal am Messestand ist der erste Kontakt des Messebesuchers mit unserem Unternehmen. Sie prägen das Bild, welches der Gast mit nach Hause nimmt. Wie viel Personal ist notwendig, damit eine gute Betreuung garantiert ist? Großes Augenmerk sollten wir vorallem auf den Informationsstand, die Sprachkenntnisse und die Freundlichkeit der Mitarbeiter legen.

• Wollen wir – abgesehen von dem Team am Stand – noch ein Promotion Team, welches Flyer verteilt & Interessenten auf unser Unternehmen aufmerksam macht? (vorab mit dem  Messeveranstalter abklären, ob erlaubt oder dafür eine Erlaubnis angefordert werden muss)

• Sobald die Anzahl des Messeteams feststeht, ist die Anreise & Unterkunft für die Mitarbeiter zu organisieren. Nicht vergessen: fallweise die Buchung eines Mietautos oder Mietparkplätze am Messeareal!

• Eine Schulung für das Messepersonal garantiert, dass die Mitarbeiter alle notwendigen Produktinformationen haben & an die Messebesucher weitergeben können. Die Ziele der Messeteilnahme sowie die Zuständigkeitsbereiche & Arbeitsaufteilung der einzelnen Mitarbeiter sollen dabei klar definiert & kommuniziert werden, z.B. Kontaktpflege, Neukundengewinnung, Marktbeobachtung.

• Speziell bei Messebesuchen im Ausland, sollte wir Rücksprache mit unserem Versicherungsmakler halten (Reiseversicherung Mitarbeiter, etc.)

• Information einholen, ob das Messeteam vor Ort Bargeld als Kaution hinterlegen muss.

• Erfolgt der Standaufbau & -abbau durch die Mitarbeiter oder ein externes Unternehmen? Welche Werkzeuge für den Standaufbau/-abbau oder sonstige Hilfsmittel müssen mitgenommen werden?

• Werden Messemöbel, Informationsunterlagen, etc. per Spedition angeliefert & abgeholt, sind konkrete Information für das Messeteam notwendig, wo & wann die Aushändigung bzw. die Abholung erfolgt. Details, was mit Spedition vereinbart wurde, erleichtern im Streitfall Zeit für das Messepersonal.

• Sind sonstige, spezielle Genehmigungen (zB Visa) notwendig?

• Vorbereitung der Namensschilder für das Messeteam

• Ein Notebook mit Drucker am Stand erleichtert den Mitarbeitern, diverse Angelegenheiten gleich zu erledigen. Sei es individuelle Angebote vor Ort zu berechnen & auszudrucken oder in ruhigen Zeiten bereits mit dem Nachbearbeiten der Messekontakte zu beginnen.

• Gibt es einen speziellen Dresscode oder extra für die Messe angefertigte Kleidung - zB Tücher T-Shirts mit Firmenlogo – für das Messeteam?

• Können Standardofferte oder Bestellformulare vorab vorbereitet werden, um dem Personal vor Ort Zeit zu sparen? Welche exklusiven Messeangebote sollen in Gesprächen besonders beworben werden?

• Erstellen von Übersichtslisten für die Messemitarbeiter:

• Liste für mit sämtlichen Zuständigkeiten & Verantwortungsbereichen der Messeorganisation inklusive Ansprechpersonen, Telefonnummer / Emails
• Kunden- & Lieferantenlisten – ev. mit Hinweisen, welche davon persönlich vor Ort kontaktiert werden sollten
• Messeknigge – Do's & Don'ts

 

 Diese Themen könnten ebenfalls interessant sein:

 

• Messeorganisation - Teilnahme als Aussteller
• Messeorganisation - Standplatz & Platzierung
• Richtig delegieren