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Meetings sind wichtig! Der Austausch aller Beteiligten zu einem anfallenden Gesprächsthema, die gemeinsame Lösungsfindung und Klärung der Verantwortlichkeiten, etc. sind im persönlichen Kontakt oftmals schneller geklärt als per Email oder Telefon. Trotzdem dauern Meetings häufig viel zu lange, ohne zielführend zu sein und stehlen Zeit, die wir effizienter nutzen könnten.
Um Meetings zielorientiert durchzuführen, hilft es, folgende Kriterien zu beachten:
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Zeitrahmen
Das Meeting wird zeitlich begrenzt, z.B. von 9.30 Uhr bis 10.00 Uhr und den Teilnehmern mitgeteilt.
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Zieldefinition Inhalte
Die einzelnen Punkte und Ziele, die in dem Meeting erreicht werden sollen, sind vorab im Detail zu fixieren und den Teilnehmern mitzuteilen. Einerseits kann dadurch eine Vorbereitung der anderen erfolgen, andererseits vermeiden wir, dass Gespräche und Diskussionen ausufern.
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Moderation Meeting
Eine Person behält die Zieldefinition und Zeit im Auge. Kommt es im Gespräch vor, dass der Fokus verloren geht und Nebensächlichkeiten diskutiert werden, führt der Moderator auf das tatsächliche Besprechungsthema zurück. Ebenso weist er die Teilnehmer daraufhin, wenn zuviel Zeit für ein Thema aufgewendet wird, aber noch weitere Themen auf der Agenda stehen.
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Teilnehmer sorgsam auswählen
Nur Personen, die aktiv in das Vorhaben involviert sind, nehmen an dem Gespräch teil. Gibt es Verantwortliche für Teilbereiche, verlassen diese das Meeting sobald 'ihr' Thema abgehandelt ist. In diesem Fall unbedingt Zeitrahmen für die einzelnen Inhalte vorgeben und an die Teilnehmer zu kommunizieren.
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Terminauswahl
Beim Festsetzen der Zeit für das Meeting beachtet man - soweit als möglich - die Leistungskurve! Termine vor der Mittagspause sind wesentlich produktiver als danach, da sich der Großteil der Teilnehmer am frühen Nachmittag im Leistungstief befindet.
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